Chers Parents,

Tout d’abord, nous vous souhaitons bien chaleureusement une merveilleuse année 2017 !

Comme vous avez pu le constater, nous avons pris beaucoup de retard au niveau de la facturation de la fin de l’année 2016 et nous nous en excusons. Nous souhaitions vous éclairer sur les deux problèmes majeurs qui ont été engendrés par la migration vers un nouveau logiciel comptable : le retard dans la facturation et le nouveau mode de facturation.

1. Le retard dans l'envoi des factures :
En septembre, nous avons décidé de changer de logiciel de comptabilité et de facturation. Le transfert des données de l'ancien programme comptable vers le nouveau s’est avéré techniquement beaucoup plus compliqué que prévu pour le personnel de l’asbl. Le problème étant résolu, nous allons pouvoir résorber le retard mais progressivement. C'est-à-dire que nous ne vous facturerons pas plus de deux mois à la fois. Ensuite les factures devraient être mensuelles.
Notez que le nouveau logiciel comptable est nettement plus performant que le précédent et devrait permettre un meilleur suivi des factures. Combiné avec notre logiciel de scanning des présences, vous devriez constater une nette amélioration du service.
 
2. Le nouveau mode de facturation et la dégressivité des prix :
Une dégressivité des prix est appliquée aux fratries à partir du deuxième enfant. Auparavant, sur la facture vous pouviez voir clairement la réduction par enfant. Aujourd’hui, le nouveau logiciel additionne automatiquement les montants internes à une fratrie puis divise par le nombre d'enfants de cette même fratrie.
Par exemple, pour 2 enfants qui participent à la garderie du matin, le prix pour le premier enfant est 0,85€ et 0,60€ pour le second, le logiciel additionne les deux montants et puis divise en 2 :

0,85€ +0,60€ = 1,45€ → 1,45€ : 2 = 0,725€
    
Dans cet exemple, seul le montant de 0,725€ par enfant va apparaître sur vos nouvelles factures, la dégressivité des prix n’apparaît donc plus de la même manière pour les parents, mais elle est toujours bel et bien appliquée !
 
Enfin, nous venons d'envoyer par courriel les factures du mois d'octobre, sur ces factures apparaissent également les présences du mois de septembre. Si vous avez déjà payé votre facture de septembre, merci de ne pas en tenir compte. Bien que les montants repris dans les factures soient corrects, l’affichage (libellés, codes) doit être amélioré et nous y travaillons !

Stage de carnaval et nouveau mode de calcul.

Le stage de carnaval se déroulera du 27 février au 3 mars 2017 pour les enfants de 3 à 12 ans. Le bulletin d'inscription est disponible ICI.

Veuillez noter qu'un changement au niveau des prix rentrera en vigueur à partir de ce stage de carnaval. Il ne s'agit pas d'une augmentation du prix, mais d'un changement de mode de calcul uniquement pour les inscriptions dites « à la journée ». Ce nouveau mode de calcul se veut plus équitable.
 
Auparavant, l’inscription d’un enfant à une seule journée de stage était facturée à 11€ la journée sans tenir compte du jour de la sortie hebdomadaire (soit le prix de la semaine divisé par 5). Dorénavant le coût de la sortie thématique sera facturé uniquement si l'enfant y participe. Ainsi une journée sans sortie vous coûtera 9€ et la journée avec sortie vous coûtera 19€.
 
Bien évidemment, il ne sera pas possible de choisir de ne pas inscrire son enfant à l'excursion et aucun enfant ne pourra rester au sein de l’infrastructure des Galopins si le reste des enfants se rend en excursion. Petite remarque supplémentaire, l'ASBL les Galopins se réserve le droit, comme c'est le cas actuellement, de ne pas accepter de facto une inscription à la journée. Nous continuons à donner priorité aux inscriptions à la semaine.

Pour toute question concernant la facturation, vous pouvez vous adresser à Madame Sandrine RASE au 085/71.12.75 du lundi au jeudi entre 9h et 16h ou via l’adresse suivante : [email protected].

Pour toute question relative au stage ou au mode de calcul, vous pouvez prendre contact avec Monsieur Nicolas JAUMAIN au 085/23.26.40 du mardi au vendredi entre 13h et 17h30 ou via l’adresse suivante : [email protected].
 

    Cordialement,
    L'équipe des Galopins